Odpowiednia organizacja sposobu przekazywania informacji między pracownikami terenowymi a firmą zapewnia dużą oszczędność czasu po obu stronach. Dlatego w aplikacji bs4 mobile zaprogramowaliśmy funkcje istotne w komunikacji wewnętrznej.
To bezpośrednie kanały kontaktowe, zaprojektowane tak, aby skracać wiadomości, przekazywać je jednym kliknięciem, powiązywać z obiektami, których dotyczą.
Komunikaty wysyłane są kontekstowo – w wiadomości zawiera się tylko meritum, a szczegółowe dane są w powiązanym obiekcie (np. kartotece kontrahenta, zleceniu, e-mailu). Korespondencja jest krótsza, więc po obu stronach pracownicy poświęcają mniej czasu na pisanie, czytanie, odpisywanie.
Dodatkowe opcje pozwalają na ukrycie listy odbiorców, wymuszenie odpowiedzi oraz dołączanie plików. Z kolei odbiorca wiadomości może przełożyć jej czytanie na później, aby nie przerywać swojej pracy – komunikat nie zniknie, tylko po określonym czasie pojawi się ponownie.
W systemie jest archiwum wiadomości wewnętrznych, na potrzeby sprawdzania wcześniejszych ustaleń.
Każdy użytkownik aplikacji ma w podpiętą swoją skrzynkę e-mail. Na bieżąco ma dostęp do wszystkich wiadomości, może odpisywać, archiwizować je lub jednym kliknięciem przekazywać do współpracowników.
Dodatkową funkcją, która robi ogromną różnicę w organizacji poczty e-mail w firmie, jest powiązywanie wiadomości z obiektami w systemie. Żaden e-mail nie pozostaje luźno w skrzynce odbiorcy (co prowadzi później do tracenia czasu na poszukiwanie ważnych wiadomości), zamiast tego system rozpoznaje nadawcę, jeśli mamy zapisany jego adres, rozpoznaje także numer zlecenia, jeśli jest zapisany w temacie wiadomości. Po kliknięciu przycisku „przeczytano” e-mail z naszej skrzynki trafia do archiwum w przypisanym miejscu, czyli np. w kartotece konkretnego kontrahenta lub przy danym zleceniu. Następnie wszyscy uprawnieni użytkownicy mogą w tych konkretnych miejscach z łatwością wyszukać istotne informacje w każdej korespondencji.